Skapa en ny process

Synlighet för processerna

I listan för ledningssystemet, under varje huvudkategori, kan man se en process med ett alternativ av synlighet:

• Ej publicerad
• Processmall
• Publicerad

Det är enbart de publicerade processerna som är synliga för användare av ledningssystemet, dessa presenteras med en tydlig svart text. En process med en annan synlighet presenteras istället med en ljusgrå text ihop med en av två gröna etiketter: Processmall eller Ej Publicerad. Processer inställda med något av dessa två alternativ är enbart synliga för en administratör. Processmallarna från IN är alltid synliga för en administratör och kan ej raderas.

Allmänt om att skapa en helt ny process

I ledningssystemet kan en administratör fritt styra över innehållet genom att skapa processer under respektive huvudkategori. Dessa processer kan skapas från grunden (helt nytt) eller baseras på en processmall från IN.

Oavsett om en ny process skapas från en processmall eller som en helt ny process är det fritt för administratören att ändra processens rubrik och allt innehåll.

När en administratör besöker ledningssystemets lista med huvudkategorier för första gången kommer den enbart att innehålla processmallar (Process med synlighet processmall) som alltid kommer vara tillgängliga för administratören att använda. Processmallarna kan inte ändras eller tas bort.

Skapa en helt ny process

1. För att skapa en ny process, utan att använda en processmall, trycker administratören på knappen ”Lägg till process” i nederkant av en huvudkategori.
2. I den efterföljande vyn namnger man denna process och lägger till en beskrivning. Här kan man välja att göra ett tillägg med siffra, i början av processens namn (tex ”1. Exempelnamn”), för att kunna styra sorteringen av processer under en huvudkategori i takt med att fler processer skapas.
3. Genom knappen ”Skapa process” sparas processen under huvudkategorin.

Alla nya processer som skapas syns enbart för administratören och har synligheten ”Ej publicerad”. Det är först när en administratör väljer att aktivt publicera en process som den blir synlig för andra användare.

Skapa en ny process med hjälp av en processmall

Fördelen med att skapa en process från en processmall är att det föreslagna innehållet är skapat av IN och därmed baserat på organisationens kompetens om ledningssystem och erfarenhet från andra medlemsföretag. Detta kan innebära en tidsbesparing för administratören samt även vara värdefullt ur kvalitetssynpunkt. Att skapa en ny process under en huvudkategori baserat på en processmall innebär att den nya processens utkast ärver (kopierar) processmallens fullständiga innehåll, dvs processteg, beskrivning, dokumentation och länkar. Allt detta innehåll går att ändra, både innan och efter publicering.

1. Första gången som en administratör ska skapa en process med hjälp av en processmall, så ska denne trycka på önskad processmall i listan under en av huvudkategorierna. Den föreslagna processmallen kommer i nästa vy då att presentera processens processteg i en översikt på vänster sida, samtidigt som hela processen, med processteg, beskrivning, dokumentation och länkar presenteras uttömmande längre ned på sidan.
2. För att använda processmallen till den nya processen trycker man på ”Använd mall för att skapa process”.
3. I rutan som visas väljer denne då att ”Anpassa process”.

Alla nya processer som skapas syns enbart för administratören och har synligheten ”Ej publicerad”. Det är först när en administratör väljer att aktivt publicera en process som den blir synlig för andra användare.

En administratör får nu tillgång till de två separata flikarna Process och Processmall ovan processens namn (rubrik). Översikten på vänster sida återspeglar nu innehållet i den anpassade processen och kommer därmed att förändras i takt med eventuella ändringar av namn, ordning, antal processteg eller synlighet för ett processteg.

En administratör kan alltid återvända till den låsta processmallen genom en knapptryckning på fliken med samma namn för inspiration, jämförelse eller möjlighet att skapa en ny (ytterligare) process med processmallens innehåll, utan att behöva ersätta (radera) någon annan process som är baserad på samma processmall.

Publicera en ny process

När en ny process skapas, med eller utan en processmall, får den automatiskt synligheten Ej Publicerad och det krävs att en administratör aktivt publicerar en process för att den ska bli synlig för användare. Detta möjliggör för en administratör att redigera ett utkast på en process vid ett eller flera tillfällen innan denne väljer att publicera (allt arbete sparas under tiden). Denna funktionalitet är tänkt att underlätta för administratörer tills dess att publicering sker och användarna ges tillgång till innehållet.

För att publicera en process eller ett processteg i ledningssystemet trycker man på den aktuella processen under en huvudkategori.

Här kan en administratör välja att:

• Publicera hela processen genom en knapptryckning på ”Publicera process”, följt av en knapptryckning på knappen ”Publicera”
• Publicera ett dolt processteg genom en knapptryckning på ”Publicera steg”, följt av en knapptryckning på ”Publicera”

Notera att det endast är aktuellt att publicera ett dolt processteg i de fall en administratör sedan tidigare valt att aktivt avpublicera steget.